TÁCH TÊN THÀNH MỘT CỘT
(TRONG EXCEL)
A.TÁCH ĐƠN GIẢN:
I.Giới thiệu:
Cha Xứ Vinh An có Phần mềm quản lý Hồ
sơ rất tiện lợi. Trong “nháy mắt” Ngài có thể biết:
-Giáo xứ có bao
nhiều người nhận thánh Phêrô (Phaolô, Gioan, Maria, ...) làm Bổn mạng;
-Bao nhiêu bô
lão từ 80 trở lên;
-Bao nhiêu trẻ
em được Rửa tội trong năm 2014;
-Bao nhiêu tín hữu
qua đời từ 1/1/2015 đến nay; “vân vân và vân vân ...”.
II. Trích xuất danh sách Gia đình từng Họ:
Phần mềm này có
thể trích xuất ra DANH SÁCH GĐCG
riêng cho từng Họ đạo. (Excel hoặc Word)
Ví dụ: Họ Thánh Tâm
(chỉ lấy 15 gia đình)
III. Tách tên riêng ra thành một cột –
Cách Đơn giản.
Ông
Chủ tịch xứ Vinh An và ông Hội trưởng Gia trưởng thường in ấn bì thư “Đóng Góp”
cho các Hội Đoàn...
Ví dụ: In bì thư “ĐÓNG GÓP NIÊN LIỄM” cho Hội Gia trưởng
Kính gửi : Ông Giuse Phan
Tiên Bồng (Thủy)
Giáo họ:
Thánh Tâm
*Lý
do in luôn tên vợ: Để
người “đưa thư” dễ sắp xếp bì thư và để tránh lẫn lộn khi có sự trùng tên ....
1.Tách tên cách đơn giản:(trong Excel
2007)
*Tách Tên người nữ (vợ) ở cột E
a.Bạn chọn cột E từ ô E3 đến E17;
-Trên thanh Menu
à
chọn Data -> Chọn tiếp Text to Columns
*Xuất hiện Bảng:
Convert Text to Columns - Step 1 of 3
- Bạn chọn Delimitted
à
nhấn Next (như bảng trên)
*Xuất hiện Bảng
….. - Step 2 of 3
*Bạn chọn Space à nhấn Next
=> Bảng …..- Step 3 of 3 xuất hiện:
Mục Destination
bạn gõ địa chỉ ô mới (vd: F3) để dán vào (Máy tự động dán)
-Bạn nhấn Finish : Xong!
==> XUẤT HIỆN DANH
SÁCH MỚI:
-Nó
nẩy sinh một vấn đề:
Tên Thánh - Họ Tên nữ có 5 từ (tiếng) thì ổn rồi nhưng nếu 2. 3 từ thì
tên chưa có?????
-Như vậy chúng
ta phải Cut (cắt) và Paste
(dán) thôi !!!! (vì không dùng
Hàm)
-Nữ nào đứng
riêng thì chọn tên nữ đó: Cut- Paste
-Nữ đứng kề nhau
thì chọn hết: Cut
– Paste
-Sau khi Cut –Paste ta có danh sách:
tên đứng riêng một cột
-Bây giờ ta có thể in TRỘN THƯ
B.DÙNG CÔNG THỨC ĐỂ TÁCH HỌ - TÊN ĐỆM - TÊN: (Chuyên nghiệp)
I/DANH SÁCH HS CHƯA TÁCH:
II.TÁCH HỌ:
-Tại ô D3, bạn
gõ: =LEFT(B3,FIND("
",B3,1)-1) àEnter
(Nếu bạn không gõ thì copy công thức
trên dán vào ô bạn chọn trong Excel !)
-Bạn kéo Công thức
xuống ta được Họ
của tất cả HS.
III.TÁCH TÊN ĐỆM (LÓT)
-Bạn chọn Ô kế tiếp E3
-Gõ Công thức:
=TRIM(REPLACE(LEFT(B3,FIND("*",SUBSTITUTE(B3,"
","*",LEN(B3)-LEN(SUBSTITUTE(B3,"
",""))))-1),1,FIND("
",B3,1)-1,""))
*Bạn chú ý:
+Sau B3, nhớ gõ
dấu “ ” (tách 1 khoảng trắng)
+Sau dấu phẩy “,”
và 1,
nhớ gõ dấu “” (không tách-gõ liền)
+trong “*” là dấu
hoa thị:
-Bạn Enter, kéo công thức xuống ta được
tên đệm của HS.
IV.TÁCH TÊN:
-Tại F3 bạn gõ:
= RIGHT(B3,LEN(B3)-FIND("*",SUBSTITUTE(B3,"
","*",LEN(B3)-LEN(SUBSTITUTE(B3," ","")))))
Ghi
chú: sau B3,“ ” (“một khoảng trắng”)
-Kết quả:
V. Copy 3 cột HỌ-TÊN LÓT-TÊN và Paste S (Dán đặc biệt)
-Nếu ta vội xóa cột Họ và
tên cũ (B3) thì sẽ bị lỗi Công thức
*Minh họa:
-Cho nên chúng ta chúng ta phải copy và
Paste Special:
-Trong bạn Paste Special : Bạn chọn
Values à
OK
Minh họa:
-Bây giờ Bạn xếp Thứ tự abc hoặc chỉ lấy
Tên dễ dàng:
Thân Chào!
Pet
Bảng
