Trộn Thư - Một giờ in 500 Thư mời
Bạn mở Microsoft Office Word 2003 hoặc 2007, bạn thiết kế một Thư mời (hoặc trang mặt Bì thư, nếu in trên Bì thư)
Ví dụ: Tôi thiết kế giả định như sau:
|
| Giáo phận Phan Thiết
Giáo Xứ Thọ Tràng THƯ MỜI
—V–
Kính mời: Ông (bà) ?
Thuộc họ : ?
THAM DỰ CUỘC HỌP……..
KÍNH MỜI |
Chỗ dấu chấm hỏi (?) tự động máy sẽ điền tên, điền Giáo họ, người ta thường gọi là trộn thư. Bạn lưu vào ổ đĩa nào cũng được, nhớ đặt tên, ví dụ: In Thư mời họp
Ban thiết kế một bảng danh sách người được mời trong Giáo Xứ bằng bảng biểu:
Ví dụ:
STT
|
HO VA TEN
|
GIAO HO
|
GC
|
1
|
Nguyễn Văn C
|
An tôn
|
|
2
|
Trần Quang K
|
Hài Đồng
|
|
3
|
Lê Văn Tám
|
Maria
|
|
4
|
Huỳnh Thị Lan
|
Mông Triệu
|
|
5
|
Mai Thị Đẹp
|
Cà Gằng
|
|
6
|
|
|
|
Bạn thêm cả ngàn tên nữa, thêm tên Thánh là tùy bạn. Thực ra bạn lập danh sách bằng Excel cũng được. Nhưng bạn đừng đặt tên bảng biểu trên danh sách này (không cần, nó sẽ rắc rối thêm), bạn cứ làm như tôi. Và đánh chữ không dấu hàng tiêu đề. Xong, bạn chọn ổ đĩa mà bạn đã lưu Thư mời, để dễ tim khi cần, và nhớ đặt tên khi lưu. (DANH SÁCH MỜI)
Xong Hai bản văn (một nội dung Thư Mới ; một bảng danh sách người được mời). bây giờ mới là Công Đoạn Trộn Thư
*Với Word 2003, bạn làm các bước:
Bạn mở lại File : :Thư mời
-Bạn lick chuột vào Tools (vị trí thứ 6 trên menu)/ chọn Letters and Maillings/ chọn Mail Merge. Một bảng Mail Merge xuất hiện bên phải Thư Mời.
Bước 1: Bạn chọn : Letter
Step 1 of 6
Bạn nhắp chọn Next : Starting document
Bước 2 : Bạn chọn Use the current document
Step 2 of 6
Bạn nhắp chọn Next: Select reciplents
Bước 3 : Bạn chọn ô tròn có tên Use an Existing list.
Phía dưới bảng đó xuất hiện:
Step 3 of 6
Next Write your letter
Bạn nhắp vào next Write your letter
Một bảng Select Data Source xuất hiện. Bạn rê chuột vào Khung chữ nhật, bên trái có chữ : Look in, bên phải là hình tam giác đen nhỏ, ngược. Bạn rê chuột vào tam giác đó và nhắp trái. Một danh sách xổ xuống. Bạn chọn ổ đĩa mà bạn lưu “Danh Sách”, Rồi Open danh sách, bạn nhấn OK
Bước 4: Bạn chọn Chữ màu xanh hàng thứ 5 : More items
(ở trang Thư Mời, bạn đặt điểm nháy của chuột sau hàng chữ :
Kính Mới : Ông (bà) trước đã). Bạn nhắp chọ HO VA TEN, nhớ nhắp chuột vào ô chữ nhật có chữ : Insert, sau đó nhắp close
-Ban đặt chuột vào sau chữ thuộc họ, chọn Ho, insert, close (như vừa rồi)
-Bạn chọn tiếp sau hàng Step 4 of 6
Là : Next : Preview your letter
Bước 5:
Bảng Preview your letter, bạn sẽ thấy chữ Reciplent: 1, bên trái có 2 mũi tên qua trái ; bên phải có 2 mũi tên qua phải
Phía dưới có hàng chữ : Step 5 of 6
-Bạn chọn : Next : Complete the merge
Bước 6: Bạn chọn Print
Một bảng Merge to Printer, bạn chọn Print records là From to, Bạn gõ in từ trang 1 đến tùy bạn. (Bạn không nên chọn All). Nếu in thử, bạn chọn current record (máy chỉ in trang hiện hành).
Bạn in từng đợt bao nhiêu thư cũng được.
*Với Word 2007 như sau:
Bạn chọn vào mailings (hàng thứ 5), chọn tiếp Select Recipients, chọn use Existing lish, chọn Ô đĩa lưu danh sách, các bước tiếp theo như các bước : 4, 5, 6 nêu trên.
Tôi trình bày khá phức tạp đối với các bạn chưa quen, nhưng nếu bạn (có chứng chỉ A) thì các bạn chắc đã học, nếu quên thì ôn lại. Có gì cần trao đổi xin các bạn mail về địa chỉ: gxvinhan@gmai.com , chúng tôi sẽ gửi bản mẫu Excel đến bạn.
Chúng tôi mong có sự hợp tác, học hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các Xứ trong Giáo phận để chúng ta cùng phục vụ Hội Thánh. Chúng tôi cũng chỉ A, B, C thôi nên rất mong chia sẻ với các bạn. Chúc bạn thực hiện tốt.
Người viết : Pet TB
Bạn có thích bài viết này...?
|
|
|
Nhận tin miễn phí hằng ngày!
|
Follow us!
|
Comments[ 0 ]
Đăng nhận xét
Giáo xứ đã nhận được góp ý, nhận xét, bài gửi của Quý vị
Xin Thiên Chúa chúc lành cho quý vị.